System kontroli wewnętrznej

Opis systemu kontroli wewnętrznej w BGK

System kontroli wewnętrznej w BGK jest spójny z systemem zarządzania ryzykiem i w sposób trwały wkomponowany w system funkcjonowania Banku jako całości, poprzez projektowanie, wbudowanie i monitorowanie mechanizmów kontrolnych zapewniających osiąganie celów systemu kontroli wewnętrznej.

System kontroli wewnętrznej Banku uwzględnia również funkcjonowanie podmiotów zależnych oraz przedsiębiorców zewnętrznych, którym Bank powierzył wykonywanie czynności bankowych i czynności faktycznych związanych z działalnością bankową.

1. System kontroli wewnętrznej banku obejmuje wszystkie jednostki organizacyjne banku oraz podmioty zależne i jest dostosowany do wielkości i stopnia złożoności działalności banku. 
    
2. Celem systemu kontroli wewnętrznej w BGK jest zapewnienie:
   1. skuteczności i efektywności działania banku;
   2. wiarygodności sprawozdawczości finansowej;
   3. przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w banku;
   4. zgodności działania banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.
       
3. System kontroli wewnętrznej zorganizowany jest na podstawie koncepcji trzech niezależnych poziomów (linii obrony):
   1. na pierwszy poziom (I linię obrony) składa się zarządzanie ryzykiem w działalności operacyjnej banku;
   2. na drugi poziom (II linię obrony) składa się:
      • zarządzanie ryzykiem przez pracowników na specjalnie powołanych do tego stanowiskach lub
        w komórkach organizacyjnych, niezależnie od zarządzania ryzykiem na I linii obrony;
      • działalność Departamentu Zgodności (DZ);
   3. na trzeci poziom (III linię obrony) składa się działalność Departamentu Audytu Wewnętrznego (DAW).

Pracownicy banku na wszystkich trzech liniach obrony stosują mechanizmy kontrolne lub niezależnie monitorują ich przestrzeganie.

1. Rada Nadzorcza BGK sprawuje nadzór oraz dokonuje corocznej oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, w tym adekwatności i skuteczności funkcji kontroli, Departamentu Zgodności oraz Departamentu Audytu Wewnętrznego, w oparciu o kryteria określone w Regulaminie Kontroli Wewnętrznej. W swojej ocenie Rada Nadzorcza uwzględnia w szczególności:​​​​
   1. opinię Komitetu ds. Audytu na temat adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w BGK
   2. raport Zarządu Banku;
   3. ​​okresowe raporty DZ i DAW;
   4. istotne z punktu widzenia adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej informacje uzyskane od podmiotów zależnych;
   5. ustalenia dokonane przez biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe Banku;
   6. ustalenia wynikające z kontroli przeprowadzonych w Banku przez uprawnione do tego instytucje np. KNF, UOKIK;
   7. istotne z punktu widzenia adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej oceny i opinie innych podmiotów zewnętrznych, jeżeli były wydawane. 
       
2. Komitet ds. Audytu w BGK odpowiada za bieżące monitorowanie adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej. Wszystkie istotne informacje pozyskane podczas monitorowania systemu kontroli wewnętrznej komitet przekazuje Radzie Nadzorczej. Komitet co najmniej raz w roku wydaje opinię na temat adekwatności
   i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej i przedstawia ją Radzie Nadzorczej.
    
3. Zarząd Banku w ramach projektowania, wprowadzania oraz zapewnienia adekwatnego i skutecznego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej:
   1. zapewnia zgodność działania Banku z obowiązującymi przepisami prawa;
   2. ustanawia kryteria oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej;
   3. przyjmuje zasady kategoryzacji nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej i zapewnia, że kategoryzacja uwzględniać będzie prawdopodobieństwo i skutki nieprawidłowości, w tym skutki
      o charakterze finansowym, operacyjnym, regulacyjnym i reputacyjnym dla Banku;
   4. ustanawia system raportowania nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej;
   5. określa rodzaje działań, w tym naprawczych i dyscyplinujących podejmowanych w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej;
   6. zatwierdza kryteria wyodrębnienia procesów istotnych, listę procesów istotnych oraz ich powiązanie
      z celami ogólnymi i szczegółowymi systemu kontroli wewnętrznej oraz zapewnia dokonywanie regularnego przeglądu wszystkich procesów funkcjonujących w Banku pod kątem ich istotności;
   7. zapewnia funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej w podmiotach zależnych zgodne z odrębnymi regulacjami dotyczącymi współpracy banku z podmiotami zależnymi;
   8. zapewnia odpowiednie zasoby kadrowe niezbędne do skutecznego wykonywania zadań oraz konieczne środki finansowe do systematycznego podnoszenia kwalifikacji, zdobywania doświadczenia i umiejętności przez pracowników DAW oraz DZ;
   9. zapewnia w regulacjach wewnętrznych banku zasady projektowania, zatwierdzania i wdrażania mechanizmów kontrolnych we wszystkich procesach funkcjonujących w banku;
   10. odpowiada za zapewnienie adekwatności i skuteczności mechanizmów kontrolnych w procesach funkcjonujących w Banku;
   11. zapewnia funkcjonowanie matrycy funkcji kontroli oraz przypisanie zadań związanych z zapewnianiem jej funkcjonowania oraz uprawnia Członków Zarządu do ustanawiania w swoich zakresach odpowiedzialności zakresu i kryteriów niezależnego monitorowania, przestrzegania mechanizmów kontrolnych na podstawie wytycznych dotyczących aktualizacji i monitorowania matrycy funkcji kontroli.

Zarząd Banku co najmniej raz w roku przekazuje Radzie Nadzorczej raport informujący o sposobie wypełnienia zadań dotyczących funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej. Raport przekazywany jest Radzie Nadzorczej, jako materiał informacyjny, wspierający Radę Nadzorczą w wydaniu rocznej oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w BGK.

1. Funkcja kontroli obejmuje wszystkie stanowiska, grupy ludzi lub jednostki organizacyjne banku odpowiedzialne za realizację zadań przypisanych tej funkcji poprzez:
   • zdefiniowanie i stosowanie mechanizmów kontrolnych w procesach funkcjonujących w banku;
   • niezależne monitorowanie przestrzegania tych mechanizmów kontrolnych;
   • raportowanie w ramach funkcji  kontroli.

W każdym procesie funkcjonującym w banku oraz we wszystkich trzech liniach obrony stosowane są mechanizmy kontrolne, przy projektowaniu, których uwzględniane są następujące kryteria, a w szczególności:

• zmiany otoczenia rynkowego i regulacyjnego;
• adekwatność mechanizmu kontrolnego w stosunku do procesu;
• skuteczność danego rodzaju mechanizmu kontrolnego w przeszłości;
• możliwość niezależnego monitorowania danego mechanizmu kontrolnego.

Projektując mechanizmy kontrolne, w tym mechanizmy kluczowe w przypadku procesów istotnych bank dostosowuje rodzaje mechanizmów kontrolnych do określonych celów systemu kontroli wewnętrznej, stopnia złożoności procesów, ryzyka zaistnienia nieprawidłowości uwzględniając przy tym dostępne zasoby banku. W ramach stosowanych w banku mechanizmów kontrolnych zostały wyodrębnione kluczowe mechanizmy kontrolne. Funkcja kontroli w ramach procesów istotnych dokumentowana jest w formie matrycy funkcji kontroli.  W banku sporządzane są okresowo plany testowania poziomego i pionowego. Bank wprowadził system organizacji funkcji kontroli zgodny z wytycznymi Rekomendacji H.