A A A Wersja kontrastowa
BGK Linia 801 598 888, 22 599 8888

Realizuję projekt

Korzystanie z unijnego wsparcia niesie ze sobą wiele korzyści. Fundusze Europejskie mają pozytywny wpływ na rozwój przedsiębiorstw oraz poprawę ich konkurencyjności. Dzięki środkom unijnym firmy mogą kupić nowy sprzęt, zorganizować szkolenie dla pracowników czy wdrożyć innowacyjne rozwiązania technologiczne. Jednak korzystanie z unijnych dotacji wiąże się również z licznymi obowiązkami. Przede wszystkim trzeba zrealizować inwestycję zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo ją rozliczyć.

  • Proces podpisywania umowy

    Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu – promesy premii technologicznej. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności.

    Umowa o dofinansowanie opisuje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. Jej przedmiotem jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do umowy. Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów oraz kwot określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. Wszelkie ewentualne zmiany w umowie będą wymagały konsultacji i zatwierdzenia przez BGK.

    Środki otrzymasz tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Dotacja lub jej część może być odebrana, jeżeli realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu (np. nie wdrożyłeś technologii, którą opisałeś we wniosku, nie zatrudniłeś tyle osób, ile zadeklarowałeś). Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić, jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji poinformuj o tym niezwłocznie BGK. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy.

    Formy zabezpieczenia

    Przy podpisaniu umowy o dofinansowanie wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Potwierdzający je dokument stanowi jeden z obligatoryjnych załączników. Zabezpieczenie składane jest przez beneficjenta w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową.

    Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą, niż wysokość przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi bądź nie może zrobić (nie ma wystarczających środków). Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w BGK.

  • Rozliczanie projektu

    Rozliczanie projektu współfinansowanego ze środków unijnych polega na udokumentowaniu:

    • wykonanych zadań,
    • poniesionych kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych,
    • postępów w realizacji wskaźników produktu i rezultatu,

    w odniesieniu do zapisów zawartych we wniosku i umowie o dofinansowanie.


    O zasadach rozliczania projektu powinieneś pomyśleć już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie, gdyż to właśnie wtedy określane są najważniejsze parametry projektu: kosztorys projektu, harmonogram realizacji poszczególnych etapów projektu, wskaźniki produktu i rezultatu oraz inne zobowiązania podlegające monitorowaniu.

    Pamiętaj, że po podpisaniu umowy o dofinasowanie, jesteś zobowiązany do realizacji projektu w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację oraz osiągnięcie i utrzymanie celów oraz wskaźników przewidzianych we wniosku o dofinansowanie.

    Bardzo ważne jest, aby wydatki były ponoszone celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa europejskiego i polskiego oraz dokumentami programowymi.

    Należy pamiętać, że w trakcie realizacji projektu mogą się pojawić zmiany. Wpływa to na powstawanie błędów czy niejasności podczas rozliczania. Wymóg zapisany w umowie nakłada obowiązek niezwłocznego powiadomienia instytucji finansującej przez beneficjenta o każdej zmianie, wraz z przedstawieniem jej zakresu i uzasadnieniem, nie później niż 14 dni od dnia zaistnienia przyczyny dokonania zmiany. Instytucja Wdrażająca (BGK) może odmówić beneficjentowi zmian w projekcie bez uzasadnienia odmowy, w przypadku ich zgłoszenia później niż 30 dni przed planowanym zakończeniem projektu.

    Wniosek o płatność

    Narzędziem służącym do rozliczania projektu jest wniosek o płatność. Wniosek o płatność to dokument, który należy sporządzić na specjalnym formularzu, zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku beneficjenta o płatność. Wniosek beneficjenta o płatność należy wypełniać i zgłosić za pomocą dedykowanego systemu informatycznego - SL2014.

    Każdorazowo, składany przez Ciebie wniosek jest weryfikowany i po akceptacji staje się podstawą do rozliczenia projektu poprzez wypłatę dofinansowania. Dofinansowanie jest przeznaczone na częściową spłatę kredytu udzielonego przez bank komercyjny – premia technologiczna jest wypłaca bezpośrednio rachunek kredytowy do banku. Jeżeli formularz wniosku lub załączniki zawierają błędy lub niejasności, podlega uzupełnieniu lub korekcie.

    Celem weryfikacji wniosków o płatność jest sprawdzenie przede wszystkim kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzenie, że zostały one poniesione zgodnie z przepisami prawa, zasadami wdrażania projektów realizowanych w ramach PO IR.


    Weryfikacja wniosków o płatność polega na sprawdzeniu, czy:

    • wniosek o płatność został prawidłowo wypełniony od strony formalnej,
    • wydatki ujęte we wniosku o płatność, przedstawione do refundacji lub rozliczenia, są wydatkami kwalifikowalnymi,
    • wniosek o płatność jest poprawny od strony rachunkowej,
    • zakres rzeczowy projektu jest realizowany zgodnie z harmonogramem umowy o dofinansowanie.


    Pamiętaj, że w przypadku wystąpienia uzasadnionych wątpliwości w trakcie weryfikacji wniosków o płatność, BGK ma możliwość podjąć decyzję o kontroli doraźnej przeprowadzanej na miejscu realizacji lub zażądać wszelkich dodatkowych dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu w wyznaczonym przez nią terminie celem wyjaśnienia wątpliwości dotyczących kwalifikowalności wydatków.

    Rodzaje wniosków o płatność

    W ramach poddziałania 3.2.2 PO IR masz możliwość otrzymania dofinansowania jedynie w formie refundacji,  czyli zwrotu środków, które wcześniej poniosłeś w ramach projektu (np. ze środków własnych lub kredytu technologicznego).


    Są dwa następujące rodzaje wniosków o płatność:

    • wniosek o płatność pośrednią – służy wnioskowaniu o refundację wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta lub kredytu technologicznego, po zrealizowaniu co najmniej 25% planowanej wartości wydatków kwalifikowanych oraz uruchomieniu kredytu technologicznego w wysokości umożliwiającej wypłatę wnioskowanego dofinansowania;
    • wniosek o płatność końcową – służy rozliczeniu końcowemu projektu.

    Płatność końcowa w wysokości co najmniej 10% łącznej kwoty, może zostać przekazana Beneficjentowi, na jego rachunek bankowy, po:

    1. zatwierdzeniu przez BGK wniosku o płatność końcową oraz poświadczeniu ujętych w nim poniesionych wydatków;
    2. akceptacji przez BGK części sprawozdawczej z realizacji projektu zawartej we wniosku o płatność końcową;
    3. przeprowadzeniu przez BGK kontroli realizacji projektu w celu stwierdzenia zrealizowania projektu zgodnie z umową, wnioskiem o dofinansowanie, przepisami prawa wspólnotowego i polskiego, zasadami Programu oraz stwierdzenia osiągnięcia zakładanych wskaźników produktów i celów realizacji Projektu (warunek fakultatywny);
    4. potwierdzeniu przez BGK w dokumencie z przeprowadzonej kontroli prawidłowej realizacji Projektu lub w przypadku stwierdzonych nieprawidłowości określenia sposobu ich usunięcia.
    • Sprawozdanie, czyli wniosek o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą.

    Sprawozdanie składasz w sytuacji, gdy w danym okresie nie poniosłeś żadnych wydatków kwalifikowalnych związanych z projektem. W sprawozdaniu z realizacji projektu musisz zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych etapów projektu, zgodnie z Twoim wnioskiem o dofinansowanie. W części sprawozdawczej wniosku o płatność opisujesz między innymi dalsze etapy, które w następnej kolejności będziesz realizował.

    Terminy i zasady składania wniosków o płatność

    Beneficjent składa wniosek o płatność w terminach określonych przez Instytucję Wdrażającą, nie rzadziej jednak niż raz na 6 miesięcy.

    Ewidencja księgowa projektu

    Obowiązkiem każdego beneficjenta realizującego projekt jest prowadzenie wyodrębnionej informatycznej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu.

    Ewidencja księgowa musi w sposób przejrzysty, umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, dokumentować całość wydatków poniesionych w ramach realizacji projektu.

    Dokumenty związane z realizacją Projektu (m.in. umowa o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami, wnioski o płatność i dokumentacja księgowa związana ze zrealizowanym projektem, dokumenty wykazujące realizację wskaźników osiągnięcia celów projektu, dokumentacja dotycząca wyboru wykonawcy) przechowuje się w jednym miejscu przez określony czas. Są one niezbędne podczas kontroli projektu przez różne instytucje badające prawidłowość wartości przyznanych środków.

    Należy pamiętać, że ocena kwalifikowalności wydatku dokonywana jest zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu, jak również w trakcie realizacji projektu oraz po jego zakończeniu.

  • Zmiany w projekcie

    Od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy dotacji mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie.

    Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny. Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych.

    Dopuszczalne zmiany

    Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie projektu.

    Zwykle drobne zmiany, np. formalne (np. adres) albo nie wpływające na podstawowe założenia projektu, mogą być dokonywane bez wcześniejszej zgody Instytucji Wdrażającej. O ich zaistnieniu należy jednak poinformować w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.

    Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić to Instytucji Wdrażającej (niezależnie czy wymaga to uzyskania przyzwolenia, czy tylko zgody domniemanej). Akceptacja zmian mających istotne znaczenie dla projektu już po ich wprowadzeniu, jest bowiem bardzo trudna, a często niemożliwa.

    Aneksowanie umowy

    Szczegółowy zakres zmian, które nie wymagają aneksowania umowy jest określony w umowie o dofinansowanie. Zmiany wykraczające poza ten katalog każdorazowo wymagają sporządzenia aneksu do umowy.

    W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z Instytucją Wdrażającą – BGK.

  • Kontrole projektu

    Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało dofinansowanie w postaci premii technologicznej. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego realizacji lub na zakończenie realizacji, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Kontrola może mieć również miejsce po zakończeniu i rozliczeniu projektu, w okresie jego trwałości. Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

    • Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku są wydatkami kwalifikowalnymi, w tym przewidziana jest kontrola prawidłowości realizacji zamówień dokonywanych w ramach projektu;
    • Kontrola w miejscu jego realizacji lub w twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu; szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie projekt jest wykonywany;
    • Kontrola krzyżowa – realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-13. Sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki; w kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym; możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i jesteś proszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;
    • Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli BGK sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać; zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;
    • Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje;
    • Inne kontrole – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. zwalczania Nadużyć Finansowych, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową, Urząd Kontroli Skarbowej lub Najwyższą Izbę Kontroli.

    Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

  • Zakończenie projektu

    Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia. Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje, obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw okres trwałości to 3 lata. Jest on liczony od daty płatności końcowej dotacji.


    Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

    • zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu,
    • nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
    • nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

    Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

    Po zakończeniu projektu zobowiązany jesteś do przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym masz obowiązek udostępnić wgląd w dokumentację przedstawicielom BGK (Instytucji Wdrażającej), Instytucji Zarządzającej PO IR, a także innym podmiotom uprawnionym do kontroli (m.in. Komisja Europejska, Europejski Trybunał Obrachunkowy) – jeżeli zajdzie taka potrzeba.

  • Promowanie projektu

    Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.

    We właściwy sposób musisz oznakować dokumenty związane z realizację projektu (dokumentację przetargową, ogłoszenia, publikacje, materiały dla prasy, korespondencja  etc.).

    Masz też obowiązek oznaczenia miejsca projektu plakatem informacyjnym. W przypadku projektów dofinansowanych na ponad 500 tys. euro (dotyczących infrastruktury lub prac budowlanych albo zakupu środków trwałych) beneficjenci zamiast plakatów umieszczają tablice informacyjne i/lub tablice pamiątkowe. Plakaty albo tablice informacyjne umieszcza się w trakcie trwania projektu, a tablice pamiątkowe po jego zakończeniu.

    Jeżeli masz stronę internetową, umieść na niej umieść krótki opis projektu i wstaw znaki Unii Europejskiej i Funduszy Europejskich. Ważne jest, aby flaga UE i napis Unia Europejska widać było od razu w momencie wejścia na stronę www.

    W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.

    Co musi zawierać obowiązkowe oznakowanie?
    • znak Funduszy Europejskich, z nazwą Programu Inteligentny Rozwój, z którego realizowany jest Twój projekt
    • znak Unii Europejskiej, z odwołaniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, z którego Twój projekt uzyskał dofinansowanie.

    Szczegółowy opis Twoich obowiązków w zakresie informacji i promocji znajduje się w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji  oraz w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020. (link)

    Zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane także w zakładce Zasady promocji i oznakowania projektów w Programie na portalu PO IR.

  • Zwalczanie nadużyć

    W okresie 2014-2020 w zarządzaniu funduszami UE obowiązuje zasada wzmocnionej ochrony przed celowymi nadużyciami, które mogą doprowadzić do uszczuplenia budżetu UE oraz krajowego poprzez finansowanie nieuzasadnionych lub zawyżonych wydatków.

    BGK jako Instytucja Wdrażająca PO IR realizuje politykę zapobiegania nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania i zgłaszania właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami. Procedury obowiązujące w ramach PO IR są oceniane z punktu widzenia ryzyka wystąpienia nadużyć i w razie potrzeby odpowiednio dostosowywane w celu zmniejszenia tego ryzyka. Prowadzone są szkolenia pracowników w zakresie zapobiegania nadużyciom i ich wykrywania.

    Pod pojęciem nadużyć mieści się szeroki zakres uchybień i przestępstw, takich jak kradzież, korupcja, sprzeniewierzenie środków, łapówkarstwo, fałszerstwo, udzielanie błędnych informacji, zmowa, pranie pieniędzy, zatajanie ważnych informacji i inne. Nadużycie dokonywane jest w celu uzyskania korzyści osobistej, korzyści dla osoby powiązanej z osobą dopuszczającą się nadużycia lub korzyści dla osoby trzeciej, bądź też spowodowania strat innej osoby, przy czym celowość stanowi czynnik odróżniający nadużycie finansowe od nieprawidłowości. Korupcja polega na nadużyciu władzy w celu osiągnięcia korzyści osobistej. Do konfliktu interesu dochodzi wówczas, gdy dana osoba nie może w sposób bezstronny i obiektywny wykonywać swoich powinności służbowych, z przyczyn dotyczących rodziny, sfery emocjonalnej, sympatii politycznych lub narodowych, interesu gospodarczego albo z innego podobnego powodu.

    Beneficjenci PO IR również powinni stosować w związku z realizowanymi projektami mechanizmy pozwalające zmniejszyć ryzyko wystąpienia nadużyć oraz odpowiednio wcześnie je wykrywać i eliminować. Nadużycia, z którymi beneficjenci mogą się zetknąć w związku z realizacją projektu (i często ponieść w ich wyniku szkodę) występują w szczególności w obszarze zamówień publicznych lub postępowań zakupowych, (jeżeli beneficjent nie ma obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych). Istotna jest świadomość występowania tzw. sygnałów ostrzegawczych, czyli zachowań świadczących o tym, że być może zostało popełnione lub jest popełniane nadużycie (przykładowo składający najkorzystniejszą ofertę rezygnował z podpisania umowy lub umyślnie nie składał wymaganych dokumentów, aby zwyciężyła oferta droższa).

    Instytucje unijne i krajowe stworzyły odpowiednie poradniki oraz katalogi sygnałów ostrzegawczych dostępne publicznie w internecie, które mogą być pomocne w zapobieganiu, wykrywaniu i eliminowaniu nadużyć:

    • opracowane przez Komisję Europejską

    Praktyczny przewodnik dotyczący konfliktu interesów w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego

    http://ec.europa.eu/sfc/sites/sfc2014/files/sfc-files/guide-conflict-of-interests-PL.pdf

    Praktyczny przewodnik w zakresie wykrywania fałszywych dokumentów

    http://ec.europa.eu/sfc/sites/sfc2014/files/sfc-files/guide-forged-documents-PL.pdf

    • opracowane przez Centralne Biuro Antykorupcyjne

    Rekomendacje postępowań antykorupcyjnych przy udzielaniu zamówień publicznych

    http://www.cba.gov.pl/ftp/pdf/Rekomendacje_CBA.pdf