Fundusze Europejskie Program Regionalny
Rzeczpospolita Polska
Unia Europejska Europejskie Fundusze Strukturalne i Inwestycyjny
Powrót

Co zmienią e-akta? Jaki wpływ na funkcjonowanie firm mają wprowadzone z początkiem roku przepisy?

Co zmienią e-akta? Jaki wpływ na funkcjonowanie firm mają wprowadzone z początkiem roku przepisy?

Wprowadzone w ramach pakietu #100ZmianDlaFirm tzw. e-akta wniosły nowe możliwości dla polskich przedsiębiorców. Zgodnie z nowymi przepisami, firmy mają obowiązek przechowywać akta pracownicza już nie 50, lecz 10 lat, a do tego mogą być one prowadzone w formie elektronicznej. Jak wpłynie to na prowadzenie przedsiębiorstw? Kto i ile może na tym zyskać?

Jakie zmiany wnosi e-akta?

Przepisy tworzące rozwiązanie znane powszechnie jako e-akta weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku. Zgodnie z ich treścią od tego właśnie momentu polscy przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać dokumentację dotyczącą zatrudnionych przez siebie osób już nie 50 lat (jak wcześnie było to wymagane), ale 10. E-akta wprowadziły również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej oraz zasadę domyślnego przekazywania pensji na konto bankowe pracownika. Wszystkie te zmiany wprowadzone poprzez nowelizację niektórych ustaw stanowią część rządowego pakietu noszącego nazwę #100ZmianDlaFirm. Co oznaczają one w praktyce?

W jaki sposób firmy zyskują na e-akta?

Już samo skrócenie wymaganego czasu przechowywania dokumentacji pracowniczych stanowi spore ułatwienie dla pracodawców. Dotyczy to zwłaszcza dużych firm lub takich, w których rotacja zatrudnienia jest bardzo duża. Dzięki e-akta, powoli zacznie znikać potrzeba posiadania ogromnych szaf do przechowywania niezliczonej liczby akt personalnych. Zmiany te pozwolą również zejść z części kosztów pracy, papieru, druku, transportu czy specjalistycznego wyposażenia (wspominane już szafy pancerne). Tak samo na dłuższą metę zadziała możliwość przechowywania omawianej dokumentacji w formie elektronicznej. Według wyliczeń ekspertów z Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, oszczędności, jakie przyniosą e-akta, w przypadku największych firm mogą sięgnąć nawet 200 tys. zł w skali roku.

Czy e-akta dotyczą wszystkich akt pracowniczych?

Należy pamiętać, że możliwość skorzystania z ułatwień wnoszonych przez e-akta zależy od daty zatrudnienia danego pracownika. Domyślne skrócenie czasu przechowywania dokumentacji do 10 lat obowiązuje jedynie w przypadku osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019. W przypadku osób zatrudnionych po roku 1998, a przed 1 stycznie 2019, skrócenie czasu przechowywania akt nastąpi jedynie po złożeniu do ZUS specjalnego raportu informacyjnego. Przechowywanie akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, nadal będzie obowiązkowe przez 50 lat.